Lexlaakso Asianajotoimisto Oy – Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Lexlaakso Asianajotoimisto Oy (jäljempänä ”Asianajotoimisto”)
Y-tunnus 3092902-1
Linnankatu 13a A 4, 20100 Turku
+358 50 5333 366
toimisto@lexlaakso.fi

2. KUVAUS TIETOSUOJASELOSTEESTA

Asianajotoimisto käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojailmoituksen ja sovellettavan lainsäädännön, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten käsittelemme henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

  1. asiakasasiat/asiakassuhteet;
  2. verkkosivuillamme käytettävät evästeet;
  3. rekrytointiprosessi, ja
  4. lakisääteiset tehtävät, kuten rahanpesun torjunta ja asiakkaiden tunnistaminen.

3. REKISTERIN NIMI

Lexlaakso Asianajotoimisto Oy:n asiakas- ja toimeksiantorekisteri, sekä sen osarekisterit:

  1. Rekisteri asiakasvaroista
  2. Yhteystietorekisteri
  3. Asiakirjojen hallintarekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu Asianajotoimiston asiakkaan ja Asianajotoimiston väliseen asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan;
Mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen toimeksiantoa vastaanotettaessa;
Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi.

Asianajotoimisto käsittelee ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakasrekisteriin tallennetaan asianajotoimiston yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja. Asianajotoimistona meidän on kerättävä asiakkaan tunnistamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi (kuten rahanpesun torjunta) tarvittavat henkilötiedot. Lisäksi keräämme henkilötietoja, joita tarvitsemme eturistiriitoja koskevien menettelyjen täyttämiseksi Suomen Asianajajaliiton sääntöjen mukaisesti.

Asiakasrekisteriin kerättävät henkilötiedot:

  1. etu- ja sukunimi
  2. osoite
  3. puhelinnumero
  4. sähköpostiosoite
  5. henkilötunnus
  6. kopio henkilöllisyystodistuksesta
  7. toimeksiannon laatu
  8. yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivilta lisäksi työnantaja ja titteli

Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot

  1. toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sisältäen myös toimeksiantojen asiasisällön oikeudellisen luokituksen sekä asiakkaiden vastapuolet
  2. lainsäädännön edellyttämään toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot
  3. muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi

Käsittelemme jonkin verran myös tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamia arkaluonteisia henkilötietoja. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on sallittua, mikäli se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa tai tuomioistuimen ulkopuolisessa menettelyssä.

Työhakemukset: Saamamme työ- ja harjoittelupaikkahakemukset muodostavat rekrytointirekisterimme. Rekisteri sisältää ainoastaan hakijoiden itsensä toimittamia henkilötietoja, joiden laajuus vaihtelee sen mukaan, mitä hakija pitää rekrytointiprosessissa relevanttina. Käytämme näitä henkilötietoja ainoastaan rekrytointitarkoituksiin.

6. TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään toimeksiannon yhteydessä yksityishenkilöasiakkaalta tai yrityksen yhteyshenkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös muilta tahoilta, kuten esim. Asiakastieto -palvelusta, verohallinnolta, pankeilta, viranomaisilta, seurakunnalta tai yksityisyrityksiltä.

7. ASIAKASREKISTERITIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Asianajotoimisto ei luovuta asiakasrekisteritietoja säännönmukaisesti eikä satunnaisesti kenellekään eikä mitään tarkoitusta varten ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei laki sitä edellytetä.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään EU/ETA-palvelimissa, eikä viedä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Saatamme kuitenkin joutua siirtämään tietosi EU/ETA-alueelta. Tietosuojan taso EU:n / ETA:n ulkopuolisissa maissa voi olla alhaisempi kuin Euroopan talousalueella tarjottava. Jos näin on, toteutamme asianmukaiset toimenpiteet GDPR:n puitteissa sen varmistamiseksi, että henkilötietosi ovat asianmukaisesti suojattuja. Mikäli henkilötietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, tiedotamme siitä välittömästi.

9. ASIAKASTIETOJEN SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät vain Asianajotoimiston erikseen määrittelemät henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Digitaalinen aineisto on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetulla työntekijällä tai yhteistyökumppanilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Asiakasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin on pääsy vain Asianajotoimiston erikseen määrittelemillä henkilöillä.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Asianajotoimiston asiakasrekisteriin on talletettu tai saada tietää, että rekisteriin ei ole tallennettu häntä koskevia tietoja, sekä saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.

Asiakkaalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on esittänyt henkilötietojen oikaisua tai poistamista koskevan pyynnön.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä postitse tai sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilöön (kohta 10). Pyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Asianajotoimiston toimistolla. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

11. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Asianajaja Antti Laakso
Linnankatu 13a A 4, 20100 Turku
antti.laakso@lexlaakso.fi
+358 50 5333 366

envelopephone